○議事日程
議会広報委員会会議録
〇日時
令和３年（2021年）８月18日（水）９時30分開会 11時35分閉会（会議時間１時間33分）
〇場所
議会全員協議会室
〇出席委員
武野委員長、藤本副委員長、井上、児玉、くりはら、久坂、志田、前川の各委員
〇理事者側出席者
なし
〇議会事務局出席者
服部局長、茶木次長兼議会総務課長、土屋議会総務課課長補佐兼議会総務担当担当係長、山本担当書記
〇本日審査した案件
１ 令和３年度議会報告会・意見聴取会について
（１）議会報告会実施要綱について
（２）実施計画について
（３）オンライン会議試行について
（４）チラシ、ポスター、ビラについて
２ 次回委員会の開催予定について
〇審査内容
開会後、「１ 令和３年度議会報告会・意見聴取会について」（１）議会報告会実施要綱についてを議題とし、７月26日開催の当委員会で示した案の内容で改正すること、委員長から議長に報告することをそれぞれ確認した。
次に、（２）実施計画についてを議題とし、開催日時及び場所については、11月６日（土）午後２時から午後４時まで、11月７日（日）午前10時から正午までとすることとし、場所は両日とも議会全員協議会室とすることを確認した。
次に、申込については、参加希望者は氏名及び参加希望日を記載し、10月１日（金）から10月22日（金）までにメールにて申し込むこと、申込者に参加ＵＲＬをメールで送信すること、オンライン会議当日の接続は、会議開始１時間前からとすること、申込者への接続テストは行わないことをそれぞれ確認した。また、申込者へ受領確認メールを返信することとし、返信する内容及び、参加ＵＲＬの送信時期については、次回以降に協議することを確認した。
次に、会場レイアウト及び共通事項については、事務局が提示した実施計画の内容とし、今後、テスト等を実施する中で、修正を行っていくことを確認した。
次に、委員長報告については、委員長から各常任委員長及び決算等審査特別委員長に依頼すること、提出は10月８日（金）まで、報告書及び資料の書式は各常任委員長及び決算等審査特別委員長宛てにメールで送信することをそれぞれ確認した。
次に、意見聴取会については、各委員より意見が出され、進行方法等詳細と合わせ次回以降に協議することを確認した。主な意見の内容は、参加者からの意見は、申込時に提示いただき、回答が必要な場合は参加する日に回答する。意見聴取会は、意見をいただく場であり質疑応答の場ではないことを、会議の冒頭で説明する。テーマからそれた意見への対応について、確認し共有しておくことが必要ではないか。
次に、結果報告書の作成については、班長が作成すること、結果報告書の作成参考とするため、Microsoft Teamsのレコーディング機能を使用することをそれぞれ確認した。
次に、アンケートについては、次回以降に協議することとした。
次に、班の編成及び役割分担については、事務局からの説明のとおり確認した。
次に、（３）オンライン会議試行については、各委員は各自のタブレット端末において、Microsoft Teamsの操作確認を行った。
次に、（４）チラシ、ポスター、ビラについてを議題とし、ポスターの掲示及びチラシの配布については、例年どおりとすること、また、市立小・中学校への新たな配布については、事務局が担当課に確認すること、今後の変更は、正・副委員長一任とすること、これまで実施していた駅頭でのビラの配布は新型コロナウイルス感染拡大防止のため実施しないことをそれぞれ確認した。
次に、デザインについては、「鎌倉市議会の文字を大きくする」「テーマを意見聴取会の吹き出しに移動」「左の吹き出しは中央に記載する」「下の吹き出しにアプリのインストールが必要であること、申込用メールアドレスをＱＲコードで掲載」することを確認した。
次に、議会だより及び市議会ホームページ、facebook、広報かまくら、本庁舎モニター広告については、例年どおり実施すること、広報かまくら10月１日号への掲載を依頼することをそれぞれ確認した。
次に、各種メディアへの情報提供については、例年どおり実施することを確認した。
次に、「２ 次回委員会の開催予定について」を議題とし、次回委員会の開催は９月定例会一般質問最終日の本会議終了後に、議会全員協議会室とすることを確認した。
以上で本日は閉会した。
以上は、会議の顛末を記録し、事実と相違ないことを証する。
令和３年（2021年）８月18日
議会広報委員長 武 野 裕 子
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