○議事日程
議会運営委員会会議録
〇日時
令和２年（2020年）９月23日（水）９時30分開会 10時50分閉会（会議時間１時間15分）
〇場所
議会全員協議会室
〇出席委員
中村委員長、大石副委員長、河村、志田、保坂、高野、吉岡、山田、伊藤、?橋の各委員
〇理事者側出席者
なし
〇議会事務局出席者
大隅局長、谷川議事調査課長、岩原議事調査課課長補佐兼議事調査担当担当係長、田中議事調査担当担当係長、鈴木担当書記
〇本日審査した案件
１ 陳情第11号市議会の会議録の迅速な作成と公開を求めることについての陳情
〇 継続審査案件について
２ その他
（１）次回議会運営委員会の開催について
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○中村委員長 ただいまより議会運営委員会を始めさせていただきます。
まず、委員会条例第24条第１項の規定により、会議録署名委員の指名を行います。高野洋一委員にお願いいたします。
議長、副議長の出席についてでございます。本日は陳情審査を行う議会運営委員会ですので、議長、副議長は出席していないことを御報告いたします。
確認してよろしいでしょうか。
（「はい」の声あり）
確認いたしました。
インターネット中継についてでございます。本日の陳情審査を行うに当たり、インターネット中継を実施していることについて、御確認をお願いしたいと思いますが、よろしいでしょうか。
（「はい」の声あり）
確認いたしました。
陳情提出者の陳述について、事務局から報告があります。
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○事務局 日程第１陳情第11号市議会の会議録の迅速な作成と公開求めることについての陳情につきましては、陳情提出者から陳述したい旨の申出があることを御報告いたします。発言を認めることでよろしいか、御協議、御確認をお願いいたします。
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○中村委員長 認めることでよろしいでしょうか。
（「はい」の声あり）
確認いたしました。
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○中村委員長 日程第１「陳情第11号市議会の会議録の迅速な作成と公開を求めることについての陳情」を議題といたします。
陳情提出者から発言の申出がありますので、暫時休憩いたします。
（９時31分休憩 ９時35分再開）
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○中村委員長 再開いたします。
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○議事調査課長 陳情第11号市議会の会議録の迅速な作成と公開を求めることについての陳情について、説明いたします。
初めに、本陳情の要旨ですが、鎌倉市議会定例会の会議録の作成及びその公開を、少なくとも、次議会定例会開催の前日までに、作成・公開することとし、会議録検索システムにおいて閲覧に供することを議会として尽力するよう求めるものです。
資料として、資料１「湘南６市の会議録作成・公開状況」、資料２「議会会議録関係例規及び事務提要（抜粋）」、資料３「鎌倉市議会申し合わせ集抜粋」を配信いたしました。
資料１「湘南６市の会議録作成・公開状況」の、１ページの本会議会議録を御覧ください。
事務局では、委託業者から速記録が納品された後、録音聞き返しを２回、読み返しを２回、全体確認３回の合計７回の工程をかけて、公益社団法人日本速記協会が定める標準用字用例の精査、本市独自の固有名詞、専門用語、同音異義語の確認、言い間違えや繰り返し発言、助詞の誤りなどの修文を行い、会議録署名議員と議長の署名を得た上で会議録を確定し、公開までの期間は約２か月となっています。
この会議録確定までの作業工程は、他市と比べて手間をかけていると言えますが、現状、会議録の精度を保つ上では、必要な回数であると考えています。なお、本会議の１年間の開催時間は、６市中、本市が最も多くなっていますが、近隣市と同時期に作成、公開しています。
次に、２ページの委員会会議録についてでございます。事務局では、委託業者から速記録が納品された後、録音聞き返しを１回、読返しを３回の合計４回の工程をかけて、本会議会議録と同様、修文を行い、委員長と会議録署名委員の署名を得た上で会議録を確定しており、令和元年度の４月から12月に開催した常任委員会会議録の作成期間は平均で6.2か月となっており、公開までの期間はおおむね６か月から７か月となっております。こちらも会議録確定までの作業工程は、会議録の精度を保つ上では、必要な回数であると考えております。
加えて申し上げますと、常任委員会の会議録は昭和46年から、「議会一年の歩み」として公開しており、委員会公開の先駆けとして、市民の利便に供しており、このため会議録の作成に時間をかけて取り組んできたところです。
なお、常任委員会の１年間の開催時間も、６市中、本市が最も長くなっております。
鎌倉市議会では、鎌倉市議会基本条例の前文で、「自由闊達で透明性の高い議論を進めてより開かれた議会運営を目指し」とうたっているように、熟議する議会として濃密な議論がなされていることの表れであり、会議時間が長くなるということは、むしろ議会としてのあるべき姿でありますが、それに比例して会議録作成時間は長くなります。
また、事務局としては、閉会中においても各市からの照会回答、議員からの調査依頼、文書質問の処理、陳情の相談・受付等に加え、臨時会、常任委員会協議会、特別委員会、議会運営等の検討を行う議会運営委員会などの開催及び準備事務をこなしておりますため、会議録作成に充てられる時間は、閉会中の業務のおよそ半分ぐらいであると分析しております。
そのような状況の中で、まずは本会議録を優先して作業していることから、委員会会議録の作成が停滞してしまうことは否めないところでございます。
その一方で、市民等に対しては、本会議における会議公開に関する取組の状況といたしまして、会議録検索システムでの会議録公開のほか、平成19年９月定例会から本会議の生中継及び録画配信を、平成22年９月定例会から委員会等の生中継及び録画配信を行っているところで、録画中継については、土日祝日を除き３日以内に配信しており、令和元年の視聴件数は５万2651件の実績となっております。
このほか、会議録公開までの間は、録画配信を行っていることを御案内するほか、便宜速記録の提供を行っており、議会関係者や市民等からの御要望があれば、「速記録につき取扱注意」と明記した上で提供し、一定の利便性を図っており、会議録公開までの補完としております。
最後になりますが、今後の事務局の取組について申し上げます。
現行では、会議録の作成に当たっては、会議録の精度を保つことが第一に重要であるとの認識に立ち、必要な作業工程を行っているところで、目下の目標として、現状の本会議会議録は50日以内に、委員会会議録については７か月以内に作成及び公開を厳守することを目標として取り組んでいるところですが、今後につきましては、今回の陳情の御指摘もあることから、できる限り、作業工程の見直しを行うとともに、議会事務局の現行の人員体制の中で、閉会中のテレワークを積極的に活用するなど、主に閉会中に行っている会議録作成を職員が集中的に行える事務環境の改善も図りながら、少しでも作業期間の短縮を図ってまいりたいと考えております。
以上で説明を終わります。
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○中村委員長 それでは、これより質疑に入ります。ただいまの説明に御質疑ございますでしょうか。
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○保坂委員 委員会会議録の作成ですけれども、こちらはほとんど事務局が中心になってやっているということで、業務委託の部分というのはどのようになっているんでしょうか。
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○議事調査課長 委員会の会議録の業務委託の部分でございますが、委員会の録音データを業者にお渡しして、反訳をしてもらう。反訳した速記録を納品していただく、こちらまでとなっております。納入の期間は28日以内としているところでございます。委託はその部分で、その後の作業は事務局のほうで行い、必要により議員に確認、執行部に確認して内容を精査し、署名を得て会議録を確定しております。
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○保坂委員 本会議録と委員会の会議録は同じ業者に委託しているんでしょうか。
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○議事調査課長 本会議のほうは入札で、委員会も入札で行っておりまして、結果的に同じ業者が落札して、契約してございます。
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○高野委員 本会議のほうは、私は例えば、今回で言えば９月定例会に入っても、数日のことだったけれどもアップされていなくて、確認させていただいたこともあったんだけれども、おおむね先ほど御説明あったように、公開が他市並みにされているということで、いいと思いますが、問題は委員会のほうなんですね。私も今日の陳情の御発言をいただいて、改めて他市の状況を見て、すっかり慣れているものですから、１年後ぐらいに出てくるというのが慣れちゃっているものだから、そういうものかと思い込んでいたんですが、やはり課題があると感じました。
今、委託の話があったんですが、例えば予算特別委員会であれば、相当、鎌倉市議会の場合はボリュームがあるわけですけど、これは委託業者からどのくらいで上がってくるんですか。粗原稿というか、そういうのが。
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○議事調査課長 特別委員会につきましても、常任委員会と同様に、28日以内で速記録を納品していただく契約としてございます。
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○高野委員 なるほど。そうすると、課題はというか、問題はというか、委託業者から１か月ぐらいで上がってくるんだけれども、その後の、速記録ですから当然漢字が違っていたり、いろいろありますよね、きっとね。私も御迷惑をかけているほうかもしれませんけどね、どちらかというと。そうすると、率直に言って、例えば藤沢市並みにするには、審議時間が違うので、条件の違いがあるとは思います。私もそれは御説明のとおりだと思います。鎌倉市議会は、そういう意味では、より民主的なというのかな、そういう運営がされていると思いますから、ある意味そこの業務量のボリュームがあるので、そこをどうやってカバーするのかというところで、他市の議事録とできてくる差があると思うんですが、そうすると、率直に言って、答えられるか分かりませんけど、藤沢市並みにするには、これは職員の手当ては必要だということですか、はっきり言うと。臨時職員含めて。
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○議事調査課長 先ほども申し上げましたように、本会議については７回の工程、委員会に関しては４回の工程をかけておりまして、１時間当たりの作業時間というのもその会議に比例して多くなっているところで、１時間を聞くのに２倍から３倍の時間を要してやっているところです。このような作業を主に閉会中に行っておりますので、抜本的な対応としては、局内応援も含めてにはなりますけれども、人的対応を図る。あるいは、さらに委託を拡大して、納品をさらに早くするとか、何度も何度も委託をかけて、修正まで全てやってもらう。そのような抜本的な対応も必要だとは考えております。
現状において、人員増については、第４次職員数適正化計画もある中での配置であり、簡単ではないかなということと、あと予算増については、包括予算の中で別の事業を減額していかなければならないということになりますので、難しい状況はあるかなというふうには考えております。
このような中で、事務局の現行の体制で行える改善方法としては、先ほども少し申し上げましたように、テレワークの活用で集中して閉会中に取り組める事務環境を改善する、あるいは作業工程の合理化を検討し、縮小を図る見直しを行っていく。このような対応が考えられるところかと考えてございます。
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○高野委員 予算面の話が出ました。包括予算ということも含めて。本市独特の、県内でも独特のやり方をして、私は非常に批判的な立場でありますけれども、別の特別委員会でも、事務局体制の強化であるとか、それから予算面での充実ということは議論をしてきたところです。ここにも何名も委員がおられますけれども。今年度で言えば、予算って0.7％ですよね。たしか私の認識では、0.7％だったと思うのですよ。99.3％は市長部局、独立の議会部局は0.7％。こういう中で、私は最小限の、急に藤沢市並みに一遍に持っていくような人員配置は、私は現実的にはそう簡単ではないと思っていますよ。そこに近づけていくためのそういう措置というのは、やはり道理があることで、何もその莫大な金額を要求するわけではないのだから、ここはやはり、ただでさえ0.7％しかないんだから、議会費なんていうのは。たかだか、はっきり言えば。それだけの仕事しかしていないと市民に言われれば、それは申し訳ないとしか言いようがありませんけれども。だから、そこはきちんと、事務局だけに聞いて決まる話じゃないんだけれども、議会全体で取り組まないといけないんですが、そこはもう少し積極的な要求をしていくということがあってもいいのではないか。というふうに、私は一議員として考えますけど、その辺りはどういう御見解なのか。特別委員会でもちょっと議論しましたけどね。
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○議事調査課長 議会の立場でのごもっともな御意見だというふうに承っておりますが、先ほども、現在、財政における予算編成におきましては、包括予算という中でやっておりますので、一つの事業の配分の経費を上げることによって、他の経費の縮減ということを併せて措置していく必要があるというところでございますので、そのような対応をせざるを得ないというふうには考えております。
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○?橋委員 本会議のほうは、特に陳情で何か問題がありますよというふうなことが指摘されているわけではないので、拝見しても他市並みにやっていただいているなと。委員会のほうですよね。日にちを見ると、かなりの日数の、鎌倉の場合は約７か月ね。一番短い藤沢が1.5か月、ほかは大体２か月ぐらいですよね。50日というところもありますけど。ここをどうしてこんなになっちゃうのかというと、大体マンパワーなのかなというふうに何となくは分かるんですけれども、ちょっとほかと違うところが、反訳の費用ですね。鎌倉はすごい安いんですよね。これでやっていただけるのはありがたいなと思うんですけれども、精度に問題があってよく見ないといけないんだというようなことではないですか。その辺は問題ないですか。
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○議事調査課長 こちらの委員会会議録、本会議もそうなんですが、委員会会議録の作成の委託業務の入札をかける際の仕様書の中には、99.9％の精度で納品してくださいということはうたっておりまして、それができますよという業者が入札に応じているというところなんですが、実際のところ、業者のほうも、かつて速記の専門家が対応していたということもあるんですが、ある程度のアウトソーシングといいますか、派遣なりアルバイトなり、こういった方を活用して速記者が再度納品の前に確認してというような作業をやっているようです。ですので、そういった面では、速記者本人がやっていたものと比べてどうかというのはあるかもしれませんけれども、契約上は精度の高いものを納品していただいているということです。もし精度が低い事象が見られた場合には、事務局としても業者を呼んで指導はしているところでございます。
ただ、やはり速記の専門家等に比べて、議会用語ですとか、鎌倉市独自の固有名詞、事業名ですとか、こういったところで難しいところはあるのかなというふうには実感しているところです。
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○?橋委員 申合せ事項ですね。平成18年のときも平成22年のときも私は議論に加わっているんですけれども、早くアップすべきだというふうな中で、いろいろな議論がなされて、申合せができまして、本会議録については大体申合せの内容を遵守してやっていただいているなと。常任委員会、当時からどうしても時間がかかってしまうという話がありまして、じゃあそれをカバーする、一度にあれもやれ、これもやれというふうなことでどんどん決めることは簡単ですけれども、その体制を取ったりとか、すぐになかなかできないということで、少なくとも、じゃあ動画を早くアップしたらどうだとか、このときもたしか、既に今、例えば携帯なんかでも、しゃべるのとほぼ間違いないぐらいの感じで文字になって現れたりするようなソフトがあるんですね。当時もそういうのが出始めの頃で、そういうものを使って外注を出すのを少し短くするようなことができないのかとか、そんな議論もあったんですよ。ですけど、取りあえずはできるだけ早くというふうなことで、できるだけ早くが７か月になっているということは、私もその後の追跡が悪かったなと反省をしているんですけれども、やっぱり７か月は長いですよね。どこか、何か工夫できることがあれば、工夫をして、短くしていく努力をしなきゃいけないなと思うんですが、これは先ほど言った反訳ソフトというんですか、そういうものというのは検討したことはあるんでしょうか。
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○議事調査課長 ＡＩを導入した反訳ソフトの検証でございますが、昨年度、行政経営課から照会がございまして、ＡＩを活用した音声文字起こしソリューションというものの実証実験を議会の会議録で行ったことがございます。現在の技術では、精度的にはどうしても、個人名ですとか固有名詞、あるいは早く言ってしまったりしたときにつかみきれない、こういった反訳の精度が非常にまだ低かったと言わざるを得ない結果でございました。
先ほど?橋委員にもおっしゃっていただきましたように、ＡＩを活用して少しでも速記録が早くできる方法というのも検討する必要もあるかと思いますので、業者に、例えばそういうソフトを使って納期が早くできるような方法が考えられないか、こんなことも委託業者のほうと協議をしながら、迅速な納品について、少し検討してみたいというふうには考えています。
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○?橋委員 たしか川崎市か何かが、正式に入れているかどうかちょっと分からないんですが、やったとか、やっているとかいうような話を聞いているんですが、県下でそういうのを採用しているところはありますか。
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○議事調査課長 県下では川崎市議会で、これは会議録そのものではないんですけれども、2019年、昨年の２月からＡＩにより発言を文字化し、傍聴席に置いたモニターに文字を映し出すシステムを導入してございます。モニターに映し出す文字機能につきましては、事前に議員名ですとか行政用語をコンピューターに登録できて、学習機能もあり、次回以降修正されるんですよというようなことで、情報は得ております。
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○?橋委員 何かそういうものを導入することによって、例えば議事録作成業務を早くするということにつながることはないのかな。
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○議事調査課長 川崎市のほうでも、ＡＩによる反訳、文字起こしシステムを利用して会議録作成までには至っていないというふうには聞いておりますが、委託業者にもこういう話も提供して、業者の中で納品のために作業として有効に活用できるのであればというような協議はしてみたいと考えております。
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○?橋委員 他市の場合、全部が全部じゃないんですけれども、大体質問する原稿があって、答弁する原稿があって、それを本会議場でやるという、悪い言い方をするとセレモニー的にやっているような議会も、時間もぴっちり、ぴっちりでいきますし、原稿のチェックもしゃべり言葉であるわけですから。
鎌倉市の場合、基本、時間制限がないですから、答弁によって質問が変わってくるという、変化が非常に多い議会ですから、なかなか原稿があってチェックができるというような体制ができていない。だけど、しゃべった人は一番分かっていますからね。本当は粗原稿が出てきたときに、質問した方にチェックしてもらえば、ここはこういう言葉ですよというのはすぐ分かると思うんですけどね。なかなかそういうことというのはできていないですよね。議事録の署名議員だけにしか見てもらっていないですもんね。御本人にチェックしてもらうという作業工程はないですもんね。
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○議事調査課長 ?橋委員おっしゃるように、作業工程の中で丸々発言部分を発言者に確認していただくという作業は組み入れておりませんけれども、事務局が聞いていて、読んでいて、これはこういう趣旨ではなかった、あるいは前後の脈絡からこれはこうでないか、はっきり分からないところにつきましては、発言者に確認いたしまして、取り組んでいるところです。
先ほども出ました、本会議録のほうは比較的原稿が多くて、それとの見比べで特定しやすい部分はありまして、委員会のほうは割と自由討議的な場面が多いので、委員会録のほうが精査に少し時間がかかっているかなというふうには感じております。
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○?橋委員 最後にしますけれども、本会議録のほうの作業工程が、ほかの市から比べると非常に丁寧ですよね。これを例えば他市並みに、４回程度にすれば３回の工程は委員会のほうの工程に費やすことができるというか、委員会のほうの時間に費やすことができるとか、そういう工夫というのは可能なんでしょうか。
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○議事調査課長 やはり、現行の体制で委員会録は少なくとも早く上げていく工夫の中で、本会議録を優先して取り組んでいる状況におきまして、本会議録の作業工程を詰めていく。これによっても精度が落ちないように、力を入れて取り組んでいく。この時間によりまして、委員会録に少しでも手が回るように、そういうルーチンにしていく。こういうことで、時計の針を少しずつ戻していけるように努力していくことも、今後考えていく一つの大きな方法ではないかというふうに思っております。
一足飛びに６か月分といいましょうか、一気に詰めるというのはかなり莫大なものですから、一歩ずつ短縮を目指して取り組んでいくというような努力になろうかと思います。
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○志田委員 先ほど課長、御説明していただいたかなと思うんですけど、定例会の情報というのは、この会議録以外にも二、三日後には出てくるんですよね。情報が全くないというのは二、三日しかないということでいいんですよね。
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○議事調査課長 志田委員おっしゃっていただいているのは、録画の中継システムへの配信というものも含めて御回答させていただきますと、録画の配信は土日祝日を除いて３日以内に配信するような契約でやっております。
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○志田委員 とすると、情報というのは取ろうと思えば取れるっていうことですよね。
あと、それから、先ほど課長の答弁だったんですけども、運用面の改善というのはこういうものが出てくると出てくる話だと思うんですけど、それは新しい生活様式でもできる話なんですか。あんまり若手の職員に負担を押しつけるというようなことが続くと、どうなのかなというところもあるので、お伺いします。
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○議事調査課長 このコロナ禍におきまして、新たな生活様式になっておりまして、ここでテレワークの活用というのが、緊急事態宣言のときに３分の１の人員体制で行いましたので、このときは強制的に３日に２日は自宅での作業ということになりまして、テレワークによって会議録がかなり進捗が早くなったという成果はあったと思います。これは４月の途中から５月までの短い期間でして、この期間は特に議会活動も縮小しておりまして、閉会中の活動もほとんどありませんでしたので、成果があったかなと思っております。
今後の新たな生活様式の中では、緊急事態宣言のときほどの業務縮小体制によるテレワークの活用というふうにはならずに、閉会中の議会活動も行いますので、その中で効果的にテレワークも活用していけたらなと思っております。
また、働き方改革の面ですけれども、昨年度から国のほうの労働基準法の改正もありまして、現在、月内の時間外勤務の上限が原則として45時間というふうになっている中で、一足飛びに残業して解消していくというのも現実的に厳しいかなと考えておりますので、職員には過大な負荷がかからない中で作業を進めて、会議録の作成、公開の時間短縮を図ってまいりたいと考えております。
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○山田委員 まず、本会議と委員会の会議録なんですけども、これはシリーズになっているんだと思うんですけども、本会議をまず手をかけて、それから委員会に手をかけて、それともそれはパラにいってるのか、シリーズでいっているのか、どちらですか。
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○議事調査課長 本会議録と委員会録の作業の関係ですけれども、本会議録をまず、国のほうの実務提要にもありますように、法定の会議録についてはなるべく早く作成されるようにという見解が出ております。本会議録を優先してやっているんですが、委員会のほうにつきましては、大きなところで言いますと、やはり本会議録が終わってから本格的に手をつけるということになります。ただ、本会議録の作成の間も業者に校正した原稿を修正してもらう期間というのが４日とか２日とか、校正の過程の中にありますので、こういった時間に委員会録に少しずつ手をつけて処理している、そのような状況です。
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○山田委員 まず本会議録なんですけど、他市に比べて時間にしろ公開までの期間、かけている人数、かけている工程、他市に勝るとも劣らないようなスピードでやっていると思って、見えるんですね。エビデンスとして提供されたものを見るとですね。したがって、本会議録については、公開までの期間２か月とはなっているものの、実態としては他市が２か月と言っているよりも、はるかに時間をかけて作成されているんだろうなと思っています。
もう一つは反訳業務の単価なんですけども、他市に比べても半分、1.5分の１ぐらい、３分の２ぐらいですかね。そんな状況であるということもあり、そうすると、どこに何を時間をかければ短縮できるのか。本会議録を早く済ませれば委員会のほうも早くなるわけですから、本会議録のほうをいかにスムーズにやるかというようなことを考えはじめると、人手を増やすか、反訳業務の単価を増やしてでも２者、３者にパラに送り込むか、そういうようなことが解決策の一つだろうというふうに思うんですよね。
そういったことで、ほかの委託業務決算額よりも茅ヶ崎市から言うと半分ぐらいには本会議ですよ、なっているし、小田原市ともほぼほぼそんなような状況になっているので、もう少し委託業務、これは予算との絡みなので、これは議会としてもしっかりやるべきだという、これは議会の意思がないと、何ぼ事務局のほうに話をしてもしようがない話なので、ここは議長も含めて議会予算をどういうふうに確保するんだ、短縮するためにどうすればいいんだという、議会としての総体の考え方がしっかりしていないと、事務局だけ頑張れ、頑張れって言ったって、なかなかいかないというふうに思うんですけども、そういった意味で、反訳業務を１者に任せる、複数者に任せる、そういったような検討はされているんですか。
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○議事調査課長 現在のところ、一つの業務ということで、１者を選定してという過程でやってございます。複数の業者でやるという、例えばどこどこ常任委員会はどこの業者、どこどこ委員会はどこの業者、特別委員会はどこの業者というのもやり方としては確かに考えられるかなと思います。成果で上がってきた速記録につきましては、業者によってばらつきが出るということは考えられるんですけれども、最終的には事務局の修文の工程で統一した精度のものができるという可能性はあると思います。
ただ、現在のやり方で１者に限って入札をかけていくということになりますと、精度の高い仕様をかける、納品期間ですとか、現在も99.9％ということは申しているんですけれども、さらに確保できない場合のペナルティーというのもちょっとあれなんですけども、精度の確保を高くしていく仕様とする、こういったことで１者においてでも、速さ、正確さが確保できる仕様としていくということも一つ。
二つの方法が考えられるのかなというふうには今考えているところでございます。
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○山田委員 おっしゃるとおりですよね。もう少し単価を上げて期間を圧縮する、これは一つの手なので、現状、２か月でやってくれと言っているのを１か月にしたら、倍になるかもしれない。コストは倍になるかもしれないけれども、スピードを優先するという鎌倉市議会としてのコンセンサスが得られるんだったら、そういうふうに向けていかないと、やっぱり市民の負託に応えていけないということになる。そのコンセンサスはまた別の場で得なきゃいけないと思いますけれども、少なくとも委託量を圧縮しようと思うと、これは当然のことながらコストは高くなる。何倍になるかというのはまた見積りを頂かなきゃいけないのかもしれませんけど、そういった意味で事務局の人員を増やす、委託業者への額を上げる、相対的な予算を膨らます。そういったことでしか対応が多分できない。結論としてね。できないというふうに思いますので、それは一つの方法としてやらなきゃいけないと思います。
ただ、もう一つお聞きしたいのは、速記録とかを提供されていたということの先ほど説明があったんですけれども、どの程度速記録の提供に応じてきたかというのは、何かエビデンスはありますか。
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○議事調査課長 速記録の提供に当たりましては、必ず決裁をとって、どこどこからどういう部分についての申出があるということで、特定をして提供しております。今、手元に申し訳ございませんが、何件あったという資料はなくて申し訳ないんですけれども、例えば委員会速記録ですと、委員さんが次の議会のときに参考にするので、文字でも確認したいのでということで、御提供の御要望があるのが毎定例会、何件かございまして、何件かというか、一、二件かもしれませんけれどもありまして、あと執行部側のほうもどのような答弁をしたということを、速記録でもいいから確認をしたいということで、毎定例会、数件ぐらいあると、そのような状況で提供しております。こちらの提供につきましては、速記録につき取扱注意ということで、正式な会議録ではございませんので、誤った情報が広まってしまうということを懸念いたしまして、相手方を特定した形で交付させていただいているという状況でございます。
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○山田委員 取扱いについては、いわゆる録画のほうも正式な記録ではございませんということもあるし、速記録もいわんやというふうに思うんですけれども、だからスピードをいかに確保するのか、正確性をどこまで確保するのか、正確性をどう確保するのか。それは相両立することになると、相当膨大な作業をしなきゃいけないとは思うんですけども、ただ速記録の提供と録画中継とを補完しながら確認していただくということもしていかなきゃいけないし、正式な会議録を作るためには、十分精査しながら間違いのないような会議録を作っていただきたいことも、また一方の事実なので、それをどう兼ね合いをつけていくかということについては、今回この陳情を出されておりますけれども、この陳情に対する議会意思というものをやっぱりきちんと決めないと、これはどうするんだということにはならないような気もしないではないです。ただ、陳情されてきた陳情者の方にしてみれば、いかに情報提供をどういう確度でお求めになっているのか。あるいはそれを御提供できるのかということについては、これは今の一定のプロセスの中では、なかなかこの７か月をどう短縮するんだというのが、なかなかちょっと今のところ見えてきていないものですから、予算を上げればいいじゃないかという議論とか、職員を増やせばいいじゃないかという議論とか、あとは会議時間を短くすればいいじゃないかという議論もひょっとしたらあるかもしれませんけれども、そういうようなことも含めて言うと、もう少しトータルなことを提案して精査していかないと、なかなか解決がつかないんじゃないのかなという気がします。
そういった意味で、私としては、例えば予算を上げていくというようなことは、一つ大きな課題としては持っていると思いますので、ほかのところを今のところどうするかということについては、少し議論はできないんですけれども、そういうふうに今は様々な御意見、御質疑を聞いていて思ったところです。
あと、陳情者の方に御理解いただかなきゃいけないのは、陳情の理由の最後に、陳情者の意見陳述内容も議事録に掲載されていますということについては、今、市議会のほうでこの陳情の取扱いを休憩中にするか、あるいは委員会の審査の中に入れるかということについての結論をつけていきますので、ここの部分については、いましばらくこの結論についてはお待ちいただきたいということを申し上げておいて、私の質疑は終わらせていただきたいと思います。
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○河村委員 まず、ちょっと確認をさせていただければと思います。今回のこの陳情のお話の中で、どこが詰められるのかという、先ほど事務局のお話もございましたけども、今現在行われている工程、どの工程にどれくらいの時間がかかり、人工をかけてやっているのか、それって、ざっとでいいので分かるものはありますか。毎回同じと限らないとは思うので、大体こんな形でやっていますというのが分かるようであれば教えてください。
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○議事調査課長 事務局の体制で、議事調査課の職員が本会議については５名の職員が、また委員会会議録については７名の者が担当しておりまして、今、本会議については先ほど申し上げましたように、録音の聞き返しが２回、それから読返しが２回、あと全体の確認、これは記録簿と発言者が一致しているか、出席者が一致しているか、休憩時間が一致しているかどうか、こういう確認を全体確認というのはしている作業があります。
録音の聞き返しにつきましては、会議１時間当たり、本会議の場合ですと言い間違いも比較的少なくて、大体聞きながら直したりする時間も入れますと、１時間あたり大体２時間ぐらいでは、倍ぐらいの時間ではこなしていけるのかなというふうに考えております。それに会議時間数を掛けたものが作業時間というふうになると思います。本会議のほうは、読返しにつきましても、意外と耳で聞いて追っていくよりも、じっくり読み返して間違いがないかどうかを確認するというのも意外と時間がかかるもので、本会議については１時間当たり２時間ぐらい、一生懸命やると、かかるのかなと考えております。
委員会のほうはさらに、先ほども御質問の中にありましたけど、割と自由討議的なものがありまして、１時間あたり３時間近くかかって精査をしていて、その工程をかけているのかなというふうに思っています。
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○河村委員 要は、この７か月かかるうちのどの工程にどれぐらいの日数がかかって、先ほど業者に対する御質問にありましたけど、業者には28日かかっているということですよね。要は、全体の中でその割合、録音聞き返しにどのぐらいの時間と人工がかかって、読返しがかかって、業者に出してどれぐらいかかって、その一連の流れが時間と人工をかけてやっているのかというのは、分かったほうが話がしやすいのかなというところで、本会議のほうはよく分かりましたので、委員会、今回課題になっている委員会について教えていただけますか。
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○議事調査課長 委員会のほうにつきましては、発注後28日以内に納品していただくんですけれども、その後にまず１回聞き返しをいたします。聞き返しが時間を要しまして、その後に読返しが３人かけて、上司、管理者も含めてやっております。委員会のほうはまとまった作業をやっていきたいところなんですけども、本会議の作業中の合間を見てやっている部分につきましては、どうしても作業が中断してしまうところがございまして、この閉会中に委員会録がやりきれないと、次の閉会中に持ち越してしまう。そんなことで、校正を重ねていっている結果、次々回定例会の開けぐらいに、７か月ぐらいかかってしまっているというのが実情かと思います。
早いものにつきましては、５か月で済んでいるものなどもあるんですけれども、委員会の長さとか、閉会中の担当書記の事務の量ですね、例えば特別委員会を兼任しているとか、そういうことによっても少し差が出ておりまして、なるべく事務局としても平均化するようにはしているんですけども、どうしてもそういう差は若干あります。
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○河村委員 要はここを見ますと、１年間の常任委員会の開催時間、開催日数は藤沢市と比べて、藤沢市は６掛けぐらいですよね、時間として。その割には、開催日数は鎌倉市は倍ぐらいやっていると。定例会ごとの平均開催時間も鎌倉市は31時間、これは物すごく多いですよね。こういった中で、要は委員会が開催日数が多いとなると、準備等を含め、そういったところに日にちを取られ、さらに先ほどのお話でいくと、本会議を優先して議事録を作っている間で、さらにそれで委員会の議事録も作り、そうすると次の定例会が始まりというような流れの中で、どうしても７か月かかるというのが大体の流れということでいいんですかね。ざっと今要約しましたけど。
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○議事調査課長 はい、そのような流れとなってございます。
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○河村委員 だからこそ、先ほど来ある、業者に委託するかどうかというところもあるのかなと思いますが、ここでこの１点違うところ、藤沢市は臨席速記というのが入っていますよね。これはどんなものか、もし把握していたら教えていただけますか。要は反訳、ほかが全てテープ反訳を行っている中において、藤沢市だけ臨席速記とある。教えてください。
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○議事調査課長 委員会の臨席速記につきましては、昔はテープを起こさずに要点筆記ということで担当書記がやって、要点筆記で会議録を起こしていたという時代もあったんですけれども、大体平成13年頃から、テープを入れて録音する、さらに臨席速記を入れて、平成13年頃からやっていた。これはまだ録音があまりメインでなかった時代の名残でございまして、鎌倉市は平成20年に反訳ということにするまで、鎌倉市でも臨席速記をやっていたことがございます。いわゆる速記法によって、しゃべるスピードで正確に内容を起こすことができる能力を持っている速記の方法によって、４種類ぐらいあるんですけども、行っている。これがあることによって、録音の聞き返しをしなくても、会議の内容がすぐに起こせるというか、そんなメリットもあった。マニュアルの、アナログ的な極みだと思うんですけども、そういうようなものでございます。
ですので、臨席者が速記をしている、国会でもまだございますけども、このような委託を入れていると。鎌倉市はそれはもう省きまして、録音の反訳、音声を渡して反訳をしてもらうということです。臨席者が実際に起こしますと、誰がしゃべったですとか、どんなニュアンスでとか、細かいことを聞き取っているので、精度としては録音を聞くだけよりは高い部分もあるかなという感想でございます。
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○河村委員 速記のことについて御説明いただきましたけど、分かっているつもりで聞いたんですが、つまり速記をやることによって、要は議事録の作成までの時間が短縮につながっているよということですよね。そういう理解なんですよねということを聞きたいんですけども、そこは大きな力として速記というのは役に立っているとお考えですか。
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○議事調査課長 精度がやはり、速記者が直接やる場合のほうが高いというメリットもあるのではないかという感想は持っておりまして、実際に速記者に反訳委託をしていたときには、２週間の納期でやっておりました。ですから、例えば文字起こしを行う作業をした後に、速記者が確認する作業、そこで精度を上げるというような作業が業者の中でも少なくなる、その分納期が早くなるということは考え得るのではないかなと思います。
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○中村委員長 ほかに御質疑ございますか。
（「なし」の声あり）
それでは、質疑は打ち切らせていただきます。
まず、委員間討議の御発議はございますでしょうか。
（「なし」の声あり）
では、委員間討議はなしで確認させていただきます。
それでは、取扱いを含め、御意見をお願いしたいと思いますが、いかがでしょうか。
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○?橋委員 議会の運営上の問題もあろうかとは思いますけれどね。やっぱり他市から比べると、委員会の議事録が仕上がるのがあまりにも長すぎるので、これは改善をしていくべきだろうと。ただ、今すぐどうこうというふうなことを言えないと思うので、少し事務局のほうで改善案みたいなものはおまとめいただいて、このぐらい、まず第一段階として圧縮できるんじゃないかと。こういうようなことをやっていただきたいなと。次の議会にというのはもう理想なんですけども、７か月を一気呵成にそこまで持っていくというのは、これはあまりにも無謀だなと。ない予算をどうやってじゃあかき集めればいいのかとか、そういうところまでいってしまいますので、理想ではありますけれども、取りあえずは一回ちょっと継続扱いをさせていただいて、それでどこまでできるかということを一回御報告いただきたいなと、そういう意見です。
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○高野委員 私は先ほどあまり細かいことはあえて聞きませんでした。あえて聞かなかったんです。というのも、やはり事務局の皆さんは、相当な業務負担が現在もあると思っているんです。そうでなければ、もうちょっと今の体制の中での改善をどう図るかというところに力点を置いた質問を、私はすることになったと思うんですが、私はそういう業務自体ないと思っているんですよ。しかも、１か月、２か月の違いというわけでもなくて、これは半年、５か月ぐらいの違いですよね。委員会のほうの話をしていますが。委託業者からはともかく１か月で上がってくるわけですよ。そうすると、先ほど山田委員からもあったように、委託のほうの業務量を増やす方向で対応するか、私は正規職員とは言っていませんが、会計年度任用職員も含めた、臨時職員も含めたそういう形での増員を図っていくかをやらない限りは抜本的な解決は図れないと思います。小手先と言ったら失礼な言い方だけど、そういう改善、工夫は否定しませんが、そこだけではこれは解決しない。かと言って、私は議会の審議時間のほうをという考え方には、これは全く同意できません。
他市を見ると、率直に言って、藤沢市の議事録を見ました。比較的質問も短いし、どういう制約がかかっているか分かりませんけど、私の印象では、会議録を作りやすいような議論の仕方になっていると思います。私の印象ですよ。それがいい悪いじゃなくて。鎌倉市は先ほどあったように、自由闊達にというのか、制限時間を設けずに委員会をやっていますから、そこから来る業務量の増大というのは、これは私は民主主義のコストであると思います。したがって、そういう自治体ごとの違いがあるわけなので、単純に鎌倉市がだらしないとか、怠慢であるとかという考え方には、私はちょっと、それはちょっと一面的な見方だなというふうに思いますが、私の議会費の在り方、それから事務局が今ぎりぎりの体制でやっているならば、必要最小限度の非常勤を含めた人員体制の増加を図っていく。そういう意思をきちんと議会として示す必要があると思います。でないと、これは解決しないと思います。
したがって、この陳情については、そういう大局的な立場からきちんと結論を出して、それも一つの根拠にして、私は市長側にきちんと予算配置を、予算を増やしていくことを求めて、議会として全体の位置づけをより高めていく中で、この問題の解決に向かっていくというふうに思いますので、結論を出すということです。長くなりました。議事録がかかっちゃうね。
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○中村委員長 吉岡委員も同じお立場でよろしいですね。
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○吉岡委員 はい。
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○中村委員長 分かりました。
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○保坂委員 特に委員会の会議録については、もう少し早く見て確認できることが議会活動にとってすごく役に立つというふうに日頃考えているので、こうした内容で市民の方から陳情を出していただいたのは申し訳ないと同時に、本当にありがたいことだなというふうに思っているところです。
委員会の会議録ですけれども、ちょっと確認したいと思っても前回、前々回の会議録が文字情報としては確認できないので、私自身は自分が所属していない常任委員会もなるべく部屋に入って傍聴し、そして調べたいことは中継の録画を1.25倍とか1.5倍の速度で再生して、自分で文字化して、起こして確認をするということを日頃しています。でも、それは議員だから仕事でするのは当たり前ということなんですけれども、陳情の趣旨は、陳情の理由のところを拝見しますと、議会における、市政、市の政策の遂行に当たっての議論の透明性、公正性、公開性を図る、それが市民の負託に応えることだと。市民に対して委員会での議論、審査の状況を遅れずに示していくことが、それを市民に対して示していくことが大切だというこの趣旨は、本当に分かるところです。
ただ、今回事務局への質疑などを通して分かったことは、業務委託している部分の速記録については１か月で上がってくると、28日以内ということで上がってくるけれども、その後の事務局の作業というのが、どうしてもほかの業務との兼ね合いもあって大変であると、そして丁寧にやっているということで、これは人の配置、議会費全体を見ていかなければいけないということがありまして、もちろんこの陳情の要旨の方向で進めていかなければいけないというふうに考えるところですけれども、取りあえず今回この問題提起をしていただいたことを受けて、現場の中で改善が図れるかというところを見た上で、でもやはりこれは議会費の問題、全体として、議会としてきちんと向き合って見ていかないと改善が本当に図れない部分があるのかなと思っているところですけれども、それは２段階目の取組ということで、決してこれを棚上げするということではなくて、問題提起として受け止めて、次に進めるということを強く意識しつつ、今回については継続ということにさせていただきたいと思います。
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○志田委員 結論から言いまして、継続で。
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○中村委員長 伊藤委員も同じということでよろしいですか。
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○伊藤委員 はい。
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○山田委員 今回の陳情を契機に、議会事務局の仕事の方法、会議録というのは随分時間をかけていらっしゃるということもあって、そっちの会議録だけに時間をかけていることがいいかどうかについては一定の議論があるかもしれませんが、会議録については一定の内容については理解をさせていただいたということで、今回のこの審議については有益なことだったろうと思います。
ただ、他市との比較からいって、鎌倉市が決してただ時間を要しているということではなくて、様々な部分を切り取って考えると、コストのかけ方の問題とか、あとは会議時間の問題とか、そういったことも重なり、あとはどれくらい会議録の精度を上げるために繰り返し、繰り返しの作業をやっているかというようなことを、そういったことの集大成として現状７か月というようなことにはなっているというふうに思います。
しかしながら、その７か月がいいかということになると、もう少しここは議論の余地がある。そのためには、どこに何をかければいいかというのは、これは議会としてどういうふうに今後向き合っていくんだということで、これは事務局だけの問題ではなくて、議会として令和３年度予算にどういうふうに立ち向かうかというようなことも含めて、これはやっぱり議論をしなければいけないことだろうと思います。
ただ議会として早く公開すべきだという意思が強いのであれば、何らかの形で議長を通じて予算についてはやっぱりしっかりと議論しなきゃいけない場も、今後、令和３年度予算に向けてもやっぱりしっかりと議論していかなきゃいけないだろうな。そういう意味でのいい機会を頂いたというふうには思っています。
そういうことで、先ほど高野委員がおっしゃったように、事務局職員を増やすか、あるいはアウトソーシングのお金を本当に多くするか、一つでもエラーが見つかったらもうすぐ突き返すとか、そういうようなやり方でもして、とにかく納入品質を上げるというような作業をするためには、どれだけのお金がかかるんだとか、そういうのことも総体として見ていかないと、なかなかここだけの部分では、この７か月を縮めるわけにもなかなかいかないだろうなというふうに思います。
この陳情については、継続か果たして採択かという話になったときに、採択して議会事務局で何かやってよという趣旨のことでないという採択であれば、私は議会全体の課題として捉え、今後の会議録の作成手法、あるいは作成の価値、議事録の価値、そういったものを議会全体として確認をするということを前提に、予算の増、人員の増も含めて、議会全体として当たるんだというような、そういう意思を含めて、私は採択の方向で検討してはどうかなというふうに思っております。
あえて継続する必要もないだろうというふうに思って、より議会として積極的にやるべきだろうと。ただ、向かうのは事務局ではありませんので、それは議会全体として議論をして、市長部局に対応していくというような意味合いも込めて、採択というような形で進めさせていただければと思います。
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○河村委員 この陳情の要旨である速い議事録の作成、それだけを捉えればもちろんそうあるべきであろうと、当然のことながら思います。ただし、そこのためには様々な課題があることが今分かり、決してこの陳情の要旨にあったような、事務局の怠慢だったというようなことだけではないだろうと、私は本当に思っております。
そういった中で、その課題、今し方、様々な委員からもありましたけども、議会の議会費という予算であったり、人員の確保であったり、会議の時間の在り方、会議の在り方、または新しいテクノロジーを踏まえたシステムの導入、そしてまた委託の在り方なども、様々総合的な視点からもう一度考え直さなければいけない。そういった中で、単に時間的な速さを求めることだけで、私は採択をするというのはいかがなものかと思います。そういった意味で総合的な視点で考えたいということ、今後の議会運営委員会の検討の場などでまた報告をいただき、課題をきちんと見える形にした中で議論を進めていきたい。そういった意味で継続としたいと思います。
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○大石副委員長 まず議員としてですが、同時中継も先ほど事務局のほうからお話がありましたけども、正式な記録ではないんだけれども、委員会は３日後から見ることができるということで、内容の確認はほぼでき、議員としては問題ないかなというふうに思っております。また会議録のほうは、過去の申合せにあるように、なるべく早く会議録の作成を求めているわけですけども、事務局が言うように、システムの見直し、作業工程の見直し、テレワークの活用など、予算なども含めて今後検討していただき、対応策を出していただきたいというふうに思いますし、その際、予算の関係もあると思いますので、議会側にも相談していただきたいというふうに思います。
結論としては継続を主張させていただきたいというふうに思います。
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○中村委員長 今、全ての方から御意見を頂きました。継続の方が６名、結論を出すが３名ということでございますので、多数の方が継続審査ということでございますので、継続とさせていただいてよろしいでしょうか。
（「はい」の声あり）
確認いたしました。
それでは、ただいま陳情第11号を継続審査することとなりましたので、継続審査案件についてを日程に追加させていただきます。
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○中村委員長 追加日程といたしまして、「継続審査案件について」を議題といたします。事務局から説明をお願いいたします。
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○事務局 本日、継続審査とすることが確認された陳情第11号市議会の会議録の迅速な作成と公開を求めることについての陳情の１件について、本会議最終日に閉会中継続審査要求を行うことについて御確認をお願いいたします。
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○中村委員長 それでは、ただいまの継続審査案件について、本会議最終日に要求することを確認してよろしいですか。
（「はい」の声あり）
確認させていただきました。
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○中村委員長 日程２その他（１）「次回議会運営委員会の開催について」を議題といたします。事務局から説明をお願いします。
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○事務局 次回議会運営委員会の開催についてでございます。９月25日（金）、午前11時から議会第１委員会室でよろしいか、御確認をお願いいたします。
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○中村委員長 暫時休憩いたします。
（10時48分休憩 10時49分再開）
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○中村委員長 再開いたします。
それでは、９月25日（金）、午前11時から議会第１委員会室で開催することを確認してよろしいでしょうか。
（「はい」の声あり）
確認いたしました。
それでは、以上をもちまして、本日の議会運営委員会を終了いたします。
以上で本日は閉会した。
以上は、会議の顛末を記録し、事実と相違ないことを証する。
令和２年（2020年）９月23日
議会運営委員長
委 員
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